Planification de la viabilité financière Coalition d’une vie active pour les aîné(e)s (CVAA)

Résumé

Ce projet visait l’élaboration d’un plan d’amélioration de la viabilité financière de la CVAA et l’amorce de la mise en œuvre de ce plan. Le projet a porté notamment sur la consolidation de la structure interne en vue de rallier l’apport des bénévoles dans l’amélioration de la viabilité de la CVAA, la préparation d’un document d’analyse et de planification de l’approche à prendre par la CVAA en vue de rehausser sa viabilité, et l’amorce de l’implantation de ce plan par la prise de mesures concrètes.

Contexte

Depuis sa formation, la CVAA est principalement financée par l’Unité de l’activité physique qui relève de l’Agence canadienne de la santé publique. La Coalition a également bénéficié d’un soutien financier dans le cadre de la Stratégie canadienne sur le diabète, de l’Agence de santé publique du Canada

La CVAA est reconnue à juste titre comme l’un des chefs de file de la promotion de la santé des aîné(e)s au moyen d’une vie active. Cette mission a été reconfirmée en mars 2003, dans le cadre d’une assemblée nationale qui a rassemblé les 23 organismes membres de la CVAA. Les organismes ont convenu par un vote que le rôle le plus important assumé par la CVAA devait être de demeurer le principal défenseur de la vie active des aîné(e)s au Canada.

Après en avoir conféré à l’interne, le Conseil d’administration de la CVAA et son personnel dirigeant ont reconnu que la viabilité financière de l’organisme constituait un facteur majeur dans le maintien de la position de la CVAA comme chef de file. En janvier 2004, le Comité directeur de la CVAA a approuvé la proposition cadre du projet de planification de la viabilité financière.

Objectifs du projet

En substance, le projet avait pour double objectif l’instauration d’une infrastructure interne à l’appui des activités de financement et la création de mécanismes de soutien des futures démarches entreprises par la CVAA en vue d’améliorer sa viabilité financière.

Activités, documents réalisés et résultats

Activités

Élaboration du mandat du Comité de planification de la viabilité financière
Le 31 mai 2004, le Comité directeur de la CVAA a arrêté le mandat du Comité de planification de la viabilité financière, figurant à l’annexe 1, au terme d’un exercice d’examen et de discussion mené à l’interne. Le Comité directeur est composé du président, du vice-président, de la trésorière et du secrétaire de la CVAA, des bénévoles qui représentent leurs organismes respectifs.

Recrutement des membres du Comité de planification de la viabilité financière
La force de la CVAA tient à l’implication des 23 organismes qui en sont membres dans les activités de la CVAA. Le succès du projet de planification de la viabilité allait lui aussi dépendre de la participation des membres de la CVAA, Le 9 juin 2004, la CVAA a communiqué à ses 23 organismes membres le mandat du Comité de planification de la viabilité financière et leur a demandé de soumettre des candidatures. Le 16 juin 2004, à l’issue d’un examen interne, le Comité directeur de la CVAA a approuvé au nom du Conseil d’administration de la CVAA (les gardiens de la Coalition) la composition du Comité de planification de la viabilité financière. Le comité, dont la liste des membres figure à l’annexe 2, compte des représentants de la Société de l’ostéoporose du Canada, de la Canadian Seniors Games Association, de la Coalition des organismes d'aînés et d'aînées de l'Ontario, de la Saskatchewan Seniors Mechanism, et le directeur administratif de la CVAA. Le comité s’est réuni pour la première fois le 28 juin 2004 par téléconférence afin de choisir un président et s’entendre sur les prochaines étapes d’implantation du projet. Durant le projet, le comité s’est réuni à quatre occasions.

Embauche d’un consultant spécialisé dans le développement du financement
Le consultant spécialisé dans le développement du financement a été l’une des principales personnes-ressources liées au projet et la CVAA et a été embauché au moyen d’un processus de recrutement ouvert et transparent. Le Comité de planification de la viabilité financière s’est entendu sur les fonctions que devrait assumer le consultant spécialisé dans le développement du financement et a fait paraître une offre d’emploi sur le site Web de Charity Village. Après quoi, le président du Comité de planification de la viabilité financière et le directeur administratif ont procédé conjointement à la pré-sélection des candidatures soumises, et le secrétaire du Conseil d’administration de la CVAA et le directeur administratif ont ensuite interviewé les candidats pré-sélectionnés.

Plan stratégique de financement
L’étape suivante a porté sur l’élaboration d’un plan de développement du financement. Ce plan a été dressé dans le cadre de discussions auxquelles ont pris part le directeur administratif, les membres du Comité de planification de la viabilité financière, et d’autres organismes membres de la CVAA, notamment le YMCA et VON Canada. Le projet a également donné lieu à l’élaboration d’un guide complet sur l’organisation d’une marche populaire.

Toujours dans le cadre du projet, on a procédé à une refonte du rapport annuel de la CVAA. Avant qu’une subvention rende possible le présent projet, l’apparence des rapports annuels de la CVAA manquait de professionnalisme. Le rapport annuel d’un organisme tient lieu de carte de visite dans la recherche de financement, de là la nécessité de revoir celui de la CVAA.

Soumission de propositions de financement
L’un des principaux volets du projet a été consacré au lancement de l’implantation du plan de développement du financement. L’entente sur le projet prévoyait à l’origine l’envoi de deux propositions à des bailleurs de fonds potentiels

Diffusion des résultats du projet
À l’occasion de son assemblée nationale Spectrum 2005, qui s’est tenue en mars, la CVAA a présenté le projet de planification de la viabilité financière et présenté les résultats obtenus des activités menées à ce jour. Trente-trois personnes, représentant 25 organismes, étaient présentes à cette assemblée. Dans le cadre de la séance sur la viabilité financière de la CVAA, le président du comité et le directeur administratif ont présenté chacun un rapport sur le projet, rapports qui font fait ensuite l’objet d’un débat. Les participants ont livré leurs commentaires sur le projet, sur l’importance qu’ils y accordent et sur l’utilité que pourrait revêtir pareil projet pour leurs organismes respectifs.

Alberta Centre for Active Living
Alliance de vie active des Canadiens/Canadiennes ayant un handicap
Association canadienne de loisirs/parcs
Association canadienne des ergothérapeutes
Association canadienne de physiothérapie
Association canadienne de soins et services communautaires
Association canadienne pour l’avancement de la femme, du sport et de l’activité physique
Association nationale des retraités fédéraux
Canadian Seniors Games Association
Centre canadien de l’activité et du vieillissement
Coalition des organismes d'aînés et d'aînées de l'Ontario
Coalition pour la vie active
Conseil ethnoculturel du Canada
Corporation Canadienne des Retraités Intéressés
Don Mills Foundation for Seniors
Institut de santé positive pour aîné(e)s
Les enseignantes et enseignants retraités de l’Ontario
Manitoba Cardiac Institute
Saskatchewan Seniors Mechanism
Société de l'ostéoporose du Canada
Université de Waterloo
Université du Québec (Chicoutimi)
VON Canada
YMCA Canada

Ce projet de la CVAA, à l’instar de l’ensemble des initiatives de la CVAA, a pris fortement appui sur la participation des bénévoles. Les bénévoles ont fourni un apport au sein du Comité de planification de la viabilité financière, qui s’est réuni à quatre occasions, qui représente plus de 100 heures de bénévolat. Cet apport a été rehaussé par celui du Comité directeur et du Conseil d’administration de la CVAA qui ont discuté du projet et y sont allés de leurs conseils et rétroactions à des étapes décisives du projet. Les organismes membres et partenaires de la CVAA ont également commenté le projet à l’occasion de la séance spéciale qui y a été consacrée à l’occasion de l’assemblée annuelle Spectrum 2005.

Documents réalisés

Mandat du Comité de planification de la viabilité financière
Composition du Comité de planification de la viabilité financière
Plan de financement stratégique (version anglaise)
Plan de financement stratégique (traduction française)
Guide d’organisation d’une marche
Refonte du rapport annuel (version anglaise)
Refonte du rapport annuel (traduction française)
Propositions de financement à des bailleurs de fonds potentiels
Rapport final du consultant
Séance sur la viabilité de la CVAA à l’assemblée générale Spectrum 2005
Information sur le Bureau du secteur bénévole (BSB) et l’initiative des Organismes bénévoles nationaux de santé à l’assemblée générale Spectrum 2005
Rapport d’évaluation

Résultats

La CVAA a consolidé son infrastructure interne nécessaire au développement de son financement et a rallié ses membres autour de cette importante sphère de préoccupation. Avant la présentation de la séance sur la question à l’assemblée générale Spectrum 2005, 75 % des organismes partenaires de la CVAA estimaient qu’il était important d’améliorer la viabilité financière de la CVAA, au terme de cette séance, 94 % des personnes interrogées ont indiqué qu’elles jugeaient importante l’amélioration de la viabilité financière de la CVAA.

La CVAA a élaboré des documents et du matériel qui contribueront à rehausser la viabilité de l’organisme.

La CVAA a réussi à faire ressortir l’importance d’assurer la viabilité financière de l’organisation et en communiquant aux organismes membres la nature du projet de planification de la viabilité financière de la CVAA et leur a fourni des renseignements utiles qui leur serviront à assurer leur propre viabilité. Un sondage mené auprès des participants à l’assemblée générale Spectrum 2005 a révélé que 75 % des répondants estiment que leur organisme pourrait bénéficier de la mise sur pied d’un comité de planification de la viabilité.

Ce projet a permis à la CVAA de consacrer du temps à l’analyse et à l’élaboration d’un plan axé sur l’amélioration de la viabilité financière de l’organisme. Chemin faisant, un comité de planification de la viabilité financière efficace a été formé et poursuivra ses activités au terme du projet.

À l’assemblée générale Spectrum 2005, la CVAA a également eu l’occasion de diffuser de l’information sur le Bureau du secteur bénévole (BSB) de Santé Canada et l’initiative des Organismes bénévoles nationaux de santé. Cette initiative constitue une importante source de financement du renforcement des capacités dans le secteur bénévole.

La CVAA attend une réponse des bailleurs de fonds potentiels à qui elle a adressé des propositions dans le cadre de ce projet. La CVAA continuera à poursuivre le dialogue avec ses organismes partenaires en vue du pilotage d’une future activité conjointe de financement.

Mesure du rendement

Le projet allouait une part prépondérante aux évaluations. Ces évaluations ont porté sur divers exercices, y compris le processus d’embauche d’un consultant spécialisé dans le développement du financement, l’apport et l’implication du Comité, les perspectives du comité se rapportant au projet, et les rétroactions sur le projet recueillies auprès des membres de la CVAA.

Recommandations

La première recommandation d’ordre général se rapporte à l’importance pour les organismes de rallier la participation des principaux intéressés aux dossiers se rapportant à leur viabilité, ce que le projet a permis à la CVAA de réaliser.

La mise en place d’une infrastructure, composée de bénévoles ou d’employés, axée sur le maintien d’une viabilité sur une base continue est importante. La CVAA a établi cette infrastructure en mettant sur pied un comité de planification de la viabilité financière.

Il ressort une autre recommandation de ce projet, soit l’importance de rehausser l’attrait d’un organisme auprès de bailleurs de fonds potentiels en démontrant les liens qu’entretient l’organisme avec la population avantagée par ses activités. Dans le cas de la CVAA, il s’agit d’accroître les adhésions des organismes qui interviennent directement auprès des aîné(e)s.

L’obtention de l’appui des organismes partenaires à de futures activités de financement de la CVAA demeure assujettie au fait que bon nombre des organismes sans but lucratif disposent eux aussi de ressources limitées. Pour qu’un organisme partenaire accepte de se lancer dans une activité conjointe de financement avec la CVAA, il faudra convenir du partage des fonds ainsi générés.

Dans le cas des futures activités de financement, il y aurait lieu d’organiser un événement pilote à une petite échelle avant d’en étendre la portée. Cette recommandation découle du risque inhérent à toute activité qui vise à recueillir des fonds, et la mise à l’essai de l’activité à une petite échelle fera en sorte de rendre ces risques plus contrôlables.